Ratgeber

Gefährdungsbeurteilung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung 2026

Aktualisiert am · Rechtsstand: November 2026

Redaktion Safe Forward · gegengelesen von Pavel Rohn, Inhaber

Eine Gefährdungsbeurteilung ist keine Kür — sie ist gesetzliche Pflicht. Und doch kämpfen viele kleine und mittlere Unternehmen mit denselben Fragen: Wo fange ich an? Was muss rein? Und wie halte ich das Dokument aktuell? Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie eine Gefährdungsbeurteilung in 7 Schritten erstellen — ohne juristische Vorkenntnisse.

Was ist eine Gefährdungsbeurteilung?

Eine Gefährdungsbeurteilung (GBU) ist eine systematische Analyse aller Gefährdungen, denen Beschäftigte bei ihrer Arbeit ausgesetzt sind. Der Arbeitgeber ermittelt dabei, welche Gefährdungen bestehen, wie schwerwiegend sie sind — und welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind (§ 5 Abs. 1 ArbSchG).

Rechtsgrundlage ist § 5 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG): Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitsbedingungen zu beurteilen — unabhängig von Branche, Betriebsgröße oder Anzahl der Mitarbeiter. Auch ein Unternehmen mit nur einem Mitarbeiter ist dazu verpflichtet. Ausgenommen sind nur wenige Bereiche, etwa Hausangestellte in privaten Haushalten (§ 1 Abs. 2 ArbSchG).

Warum ist die Gefährdungsbeurteilung Pflicht?

Wer keine Gefährdungsbeurteilung vorweisen kann, riskiert:

  • Bußgelder bis 5.000 €, soweit eine Verordnung die fehlende Beurteilung ahndet (z. B. § 22 Abs. 1 Nr. 1 BetrSichV), und bis 30.000 € bei Verstoß gegen eine vollziehbare Anordnung der Behörde (§ 25 ArbSchG); bei Gefahrstoffen bis 50.000 € (§ 26 Abs. 3 ChemG). §§ 5 und 6 ArbSchG selbst sind nicht bußgeldbewehrt.
  • Anordnungen bei Besichtigungen durch Arbeitsschutzbehörde und Berufsgenossenschaft (§ 22 ArbSchG, § 19 SGB VII). Seit 2026 besichtigen die Länder jährlich mindestens 5 % der Betriebe und bewerten dabei auch die Gefährdungsbeurteilung (§ 21 Abs. 1a und 3a ArbSchG).
  • Regress der Berufsgenossenschaft, wenn ein Arbeitsunfall vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt wurde (§ 110 Abs. 1 SGB VII).

Darüber hinaus schützt eine gut durchgeführte GBU Ihre Mitarbeiter — und kann langfristig krankheitsbedingte Ausfälle und Unfallkosten senken.

Die 7 Schritte der Gefährdungsbeurteilung

Spezielle Methoden schreibt das Gesetz nicht vor. Die folgenden sieben Schritte entsprechen den Prozessschritten, die sich nach der DGUV Regel 100-001 als sinnvoll erwiesen haben (Nr. 2.2.1).

Schritt 1: Arbeitsbereiche und Tätigkeiten erfassen

Bevor Sie Gefährdungen beurteilen können, müssen Sie wissen, was in Ihrem Unternehmen überhaupt passiert. Gliedern Sie Ihren Betrieb in überschaubare Einheiten:

  • Nach Arbeitsbereichen (Lager, Büro, Produktion, Außendienst)
  • Nach Tätigkeiten (Staplerfahren, Bildschirmarbeit, Chemikalienumgang)
  • Nach Mitarbeitergruppen (Auszubildende, Schwangere, ältere Beschäftigte) — besonders schutzbedürftige Gruppen sind ausdrücklich zu berücksichtigen (§ 4 Nr. 6 ArbSchG)

Gleichartige Arbeitsplätze dürfen Sie zusammenfassen (§ 5 Abs. 2 ArbSchG).

Tipp: Starten Sie nicht mit dem ganzen Unternehmen auf einmal. Wählen Sie einen Bereich mit dem höchsten Unfallrisiko und beginnen Sie dort.

Schritt 2: Gefährdungen ermitteln

Für jeden Arbeitsbereich fragen Sie systematisch: Was kann hier schiefgehen? Mögliche Ursachen nennt § 5 Abs. 3 ArbSchG. Hilfreich ist eine Einteilung nach Gefährdungsarten, zum Beispiel:

Kategorie Beispiele
Mechanische Gefährdungen Schneiden, Quetschen, Absturz
Elektrische Gefährdungen Stromschlag, Lichtbogen
Gefahrstoffe Lösemittel, Stäube, Dämpfe
Biologische Gefährdungen Bakterien, Viren, Schimmelpilze
Brand und Explosion brennbare Flüssigkeiten, explosionsfähige Stäube
Physikalische Gefährdungen Lärm, Vibration, Strahlung, Hitze
Psychische Belastungen Zeitdruck, Schichtarbeit, Mobbing
Ergonomische Gefährdungen Heben, Tragen, Zwangshaltungen

Welche Gefährdungen in Arzt- und Zahnarztpraxen typisch sind, zeigt unser Ratgeber Gefährdungsbeurteilung in der Arzt- und Zahnarztpraxis.

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv ein — sie kennen die tatsächlichen Risiken an ihrem Arbeitsplatz oft besser als die Führungsebene.

Schritt 3: Gefährdungen beurteilen

Nicht jede Gefährdung ist gleich schwerwiegend. Wo Vorschriften Grenzwerte nennen, etwa für Lärm (§ 6 LärmVibrationsArbSchV), sind sie der Maßstab. Sonst bewerten Sie jede ermittelte Gefährdung anhand von zwei Faktoren:

  • Eintrittswahrscheinlichkeit: Wie oft könnte es zu einem Schaden kommen?
  • Schadensausmaß: Wie schlimm wären die Folgen?

Eine bestimmte Methode ist nicht vorgeschrieben; eine einfache Risikomatrix (niedrig/mittel/hoch) ist für viele KMU ein praktikabler Weg. Das Ergebnis bestimmt die Dringlichkeit der Schutzmaßnahmen (DGUV Regel 100-001 Nr. 2.2.1).

Schritt 4: Schutzmaßnahmen festlegen (TOP-Prinzip)

Die Auswahl der Schutzmaßnahmen folgt einer klaren Rangfolge. Vorrang hat, die Gefährdung zu vermeiden oder an der Quelle zu beseitigen, bei Gefahrstoffen etwa durch Substitution (§ 7 Abs. 3 GefStoffV). Danach gilt das TOP-Prinzip (§ 4 ArbSchG, § 4 Abs. 2 BetrSichV, DGUV Regel 100-001 Nr. 2.2.1):

  1. T – Technische Maßnahmen (höchste Priorität): z. B. lärmarme Maschinen, Schutzvorrichtungen, Absaugungen
  2. O – Organisatorische Maßnahmen: Arbeitszeiten anpassen, Unterweisungen, Betriebsanweisungen, Zutrittsbeschränkungen
  3. P – Personenbezogene Maßnahmen (niedrigste Priorität): Persönliche Schutzausrüstung (PSA) wie Helm, Handschuhe, Gehörschutz

Wichtig: PSA ist immer das letzte Mittel — nicht das erste (§ 4 Nr. 5 ArbSchG). Wer seinen Beschäftigten nur Auffanggurte gibt, obwohl sich die Absturzgefahr mit einem Geländer technisch beseitigen ließe, hält diese Rangfolge nicht ein.

Schritt 5: Maßnahmen umsetzen

Jede Maßnahme braucht:

  • Eine verantwortliche Person
  • Ein konkretes Umsetzungsdatum
  • Ein Budget (wenn nötig)

Halten Sie diese Informationen schriftlich fest — Verantwortliche und Fristen sieht auch die DGUV Regel 100-001 vor (Nr. 2.2.1). Ohne klare Zuständigkeit und Frist bleibt die beste Maßnahme Theorie.

Schritt 6: Wirksamkeit prüfen

Wurden die Maßnahmen umgesetzt? Und helfen sie tatsächlich? Nach der Umsetzung müssen Sie prüfen, ob die Gefährdung beseitigt oder ausreichend reduziert wurde (§ 3 Abs. 1 ArbSchG). Ist das nicht der Fall, müssen neue oder ergänzende Maßnahmen her.

Diese Überprüfung ist kein einmaliger Vorgang — sie gehört zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (§ 3 Abs. 1 Satz 3 ArbSchG).

Schritt 7: Dokumentieren und aktualisieren

Die Gefährdungsbeurteilung muss dokumentiert werden — auch im Kleinbetrieb; die Zahl der Beschäftigten bestimmt nur, welche Unterlagen nötig sind. Aus ihnen müssen das Ergebnis der Beurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung hervorgehen (§ 6 Abs. 1 ArbSchG). Nach der DGUV Regel 100-001 (Nr. 2.2.3) gehören mindestens hinein:

  • Datum der Beurteilung bzw. ihrer Aktualisierung
  • Bewertung der ermittelten Gefährdungen
  • Festgelegte Schutzmaßnahmen
  • Verantwortliche Personen und Umsetzungsfristen
  • Durchgeführte Maßnahmen und Ergebnis der Wirksamkeitsprüfung

Außerdem soll erkennbar sein, welche Arbeitsbereiche und Tätigkeiten beurteilt wurden. Nach den Verordnungen muss die Dokumentation in der Regel vor Aufnahme der Tätigkeit vorliegen (z. B. § 3 Abs. 3 ArbStättV, § 6 Abs. 8 GefStoffV).

Und: Die GBU ist kein Einmaldokument. Sie muss überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden, wenn sich Arbeitsbedingungen, Arbeitsmittel oder Tätigkeiten ändern (§ 3 Abs. 2 DGUV Vorschrift 1). Ein festes Intervall für alle Betriebe nennt das Gesetz nicht; einzelne Verordnungen verlangen eine regelmäßige Überprüfung (§ 3 Abs. 7 BetrSichV, § 6 Abs. 10 GefStoffV), bei Biostoffen mindestens jedes zweite Jahr (§ 4 Abs. 2 BioStoffV).

Wer darf eine Gefährdungsbeurteilung durchführen?

Der Arbeitgeber ist verantwortlich, muss die GBU aber nicht selbst durchführen. Er kann zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich damit beauftragen (§ 13 Abs. 2 ArbSchG), zum Beispiel:

  • Erfahrene Führungskräfte oder Vorgesetzte
  • Externe Arbeitsschutzberater

Die Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa) und der Betriebsarzt haben ausdrücklich die Aufgabe, den Arbeitgeber bei der Beurteilung der Arbeitsbedingungen zu beraten (§ 3 Abs. 1 und § 6 ASiG). Die Beurteilung muss fachkundig erfolgen; fehlen dem Arbeitgeber die Kenntnisse, muss er sich fachkundig beraten lassen (z. B. § 3 Abs. 2 ArbStättV, § 3 Abs. 3 BetrSichV).

Wichtig: Der Arbeitgeber bleibt immer in der Gesamtverantwortung — auch wenn er die Durchführung delegiert (DGUV Regel 100-001 Nr. 2.3.1; BAG, Beschluss vom 30.09.2014 – 1 ABR 106/12, Rn. 17).

Häufige Fehler bei der Gefährdungsbeurteilung

Aus der Praxis kennen wir diese typischen Stolpersteine:

GBU ist zu allgemein gehalten „Allgemeine Bürogefährdungen“ reicht nicht. Die GBU muss tätigkeitsbezogen und konkret sein (§ 5 Abs. 2 ArbSchG).

Psychische Belastungen werden ignoriert Das Arbeitsschutzgesetz nennt psychische Belastungen ausdrücklich als mögliche Ursache einer Gefährdung (§ 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG). Zeitdruck, Monotonie und Konflikte sind zu berücksichtigen, wo sie auftreten.

Mitarbeiter werden nicht einbezogen Eine GBU, die am Schreibtisch ohne Praxisbezug entsteht, erfasst die tatsächlichen Risiken nicht. Befragen Sie Ihre Mitarbeiter.

Kein Aktualisierungsprozess Eine einmal erstellte GBU, die in der Schublade liegt, bildet die tatsächlichen Arbeitsbedingungen bald nicht mehr ab — und die Pflicht, Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu prüfen und anzupassen (§ 3 Abs. 1 ArbSchG), bleibt unerfüllt.

Maßnahmen ohne Verantwortliche „Wir machen das irgendwann“ ist keine Maßnahme. Ohne Namen und Datum bleibt die GBU wirkungslos.

Vorlagen und weitere Ressourcen

Für den schnellen Einstieg: Gefährdungsbeurteilung Vorlage: Kostenlos als Excel — mit Ausfüllhilfe, Beispielen und der Excel-Vorlage zum Download.

Vorlagen mit Muster-Einträgen für einzelne Branchen: Büro und Bildschirmarbeitsplatz, Arztpraxis, Physiotherapie und Kfz-Werkstatt; die Vorlage für Zahnarztpraxen steht im Beitrag zur integrierten Begehung.

Die rechtlichen Grundlagen im Überblick: ArbSchG 2026: Alle Pflichten des Arbeitsschutzgesetzes

Die Arbeitgeberpflichten als Checkliste: Arbeitgeberpflichten im Arbeitsschutz: Checkliste 2026

Häufige Fragen

Muss jeder Arbeitgeber eine Gefährdungsbeurteilung erstellen?

Ja. § 5 ArbSchG gilt ab dem ersten Beschäftigten, unabhängig von Branche, Unternehmensgröße oder Rechtsform. Auch Minijob-Arbeitgeber sind zur GBU verpflichtet. Ausgenommen sind Hausangestellte in privaten Haushalten, für die das Arbeitsschutzgesetz nicht gilt (§ 1 Abs. 2 ArbSchG).

Wie oft muss die Gefährdungsbeurteilung aktualisiert werden?

Bei jeder relevanten Änderung der Arbeitsbedingungen (§ 3 Abs. 2 DGUV Vorschrift 1), bei Arbeitsmitteln unverzüglich auch nach neuen Erkenntnissen aus dem Unfallgeschehen (§ 3 Abs. 7 BetrSichV). Ein festes Intervall für alle Betriebe nennt das Gesetz nicht; für Arbeitsmittel und Gefahrstoffe ist die GBU regelmäßig zu überprüfen, bei Biostoffen mindestens jedes zweite Jahr (§ 3 Abs. 7 BetrSichV, § 6 Abs. 10 GefStoffV, § 4 Abs. 2 BioStoffV). Ergibt eine Überprüfung keinen Änderungsbedarf, vermerken Sie das mit Datum. In der Praxis empfiehlt sich eine jährliche Durchsicht. Auch Arbeitsunfälle und Beinaheunfälle sind ein Anlass, die Gefährdungsbeurteilung zu überprüfen (DGUV Regel 100-001 Nr. 2.2.2); was nach einem Unfall außerdem zu tun ist, zeigt Arbeitsunfall melden.

Kann die Gefährdungsbeurteilung auch digital erstellt werden?

Ja, vollständig. Eine Form ist nicht vorgeschrieben; die Dokumentation kann auf Papier, elektronisch oder kombiniert erfolgen (DGUV Regel 100-001 Nr. 2.2.3, für Arbeitsmittel ausdrücklich § 3 Abs. 8 BetrSichV). Digitale Lösungen erleichtern Versionierung, Fristenverfolgung und den Export, wenn die Behörde Unterlagen verlangt.

Was kostet eine externe Gefährdungsbeurteilung durch einen Berater?

Feste Preise gibt es nicht; der Aufwand hängt von Betriebsgröße und Komplexität ab. Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt haben ausdrücklich die Aufgabe, Sie bei der Beurteilung zu beraten (§ 3 Abs. 1 und § 6 ASiG). Mit einer Vorlage oder einer geeigneten Software kann ein Arbeitgeber die GBU selbst erstellen; fehlt die Fachkunde, muss er sich beraten lassen (z. B. § 3 Abs. 3 BetrSichV). Was Sie übertragen dürfen und was bei Ihnen bleibt, zeigt unser Ratgeber Gefährdungsbeurteilung erstellen lassen.

Was passiert, wenn bei einer Betriebsprüfung keine GBU vorliegt?

Die Behörde kann Maßnahmen anordnen und eine Frist zur Nachbesserung setzen (§ 22 Abs. 3 ArbSchG); auch die Berufsgenossenschaft kann Anordnungen treffen (§ 19 Abs. 1 SGB VII). Bußgeld bis 5.000 €, soweit eine Verordnung die fehlende Beurteilung ahndet (z. B. § 22 Abs. 1 Nr. 1 und 6 BetrSichV), bei Gefahrstoffen bis 50.000 € (§ 22 Abs. 1 Nr. 1a und 3 GefStoffV, § 26 Abs. 3 ChemG). Wer eine vollziehbare Anordnung nicht befolgt, riskiert bis 30.000 € (§ 25 ArbSchG). Strafbar wird es, wenn ein vorsätzlicher Verstoß Leben oder Gesundheit eines Beschäftigten gefährdet oder Verstöße gegen eine Anordnung beharrlich wiederholt werden (§ 26 ArbSchG).

Müssen auch psychische Belastungen in die GBU aufgenommen werden?

Ja. Das Arbeitsschutzgesetz nennt psychische Belastungen bei der Arbeit ausdrücklich als mögliche Ursache einer Gefährdung (§ 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG). Schichtarbeit, Zeitdruck, Monotonie, Mobbing — all das ist zu beurteilen, wo es auftritt. Planen Sie diesen Teil von Anfang an ein.

Fazit

Eine Gefährdungsbeurteilung ist kein Papiertiger — sie ist das Fundament eines funktionierenden Arbeitsschutzes. Mit der richtigen Struktur und den 7 Schritten aus dieser Anleitung können auch kleine Betriebe ihre GBU selbst erstellen; wo eigene Fachkunde fehlt, helfen Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt. Entscheidend ist: anfangen, dokumentieren, aktualisieren.

Hinweis

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick (Rechtsstand: November 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung. Vollzug und Auslegung können sich je nach Land und Behörde unterscheiden.

Safe Forward

Safe Forward unterstützt Betriebe dabei, Gefährdungsbeurteilungen an einem Ort zu erstellen und zu versionieren, Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen zu verfolgen und Wirksamkeitsprüfungen zu dokumentieren. Die fachkundige Beurteilung vor Ort und die Verantwortung bleiben beim Arbeitgeber.

Quellen

Nachweise an einem Ort statt in Ordnern

Der Begehungs-Check zeigt, was dokumentiert ist und was fehlt – mit Erinnerung vor jeder Frist.

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