Ratgeber

Gefährdungsbeurteilung im Büro: Vorlage, Checkliste und Beispiele für den Büroarbeitsplatz

Veröffentlicht am · Rechtsstand: November 2026

Redaktion Safe Forward · gegengelesen von Pavel Rohn, Inhaber

Auch im Büro muss der Arbeitgeber die Gefährdungen beurteilen, Maßnahmen festlegen und das Ergebnis dokumentieren (§§ 5 und 6 ArbSchG). Eine Ausnahme für Bürobetriebe oder kleine Betriebe gibt es nicht. Für Büros konkretisiert die Arbeitsstättenverordnung, worauf es ankommt: Zu berücksichtigen sind die physischen und psychischen Belastungen, bei Bildschirmarbeitsplätzen insbesondere die Belastungen der Augen; dokumentiert wird vor Aufnahme der Tätigkeiten (§ 3 Abs. 1 und 3 ArbStättV).

Download: Die kostenlose Vorlage Gefährdungsbeurteilung Büro (Excel) enthält Muster-Einträge für typische Gefährdungen im Büro, eine Checkliste für den Bildschirmarbeitsplatz, ein Blatt für den Mutterschutz und ein Blatt für Durchführung und Freigabe. Die Muster-Einträge sind Beispiele und ersetzen nicht die Beurteilung Ihres Büros.

Was in die Gefährdungsbeurteilung gehört

Aus den Unterlagen müssen das Ergebnis der Beurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung hervorgehen (§ 6 Abs. 1 ArbSchG); nach der Arbeitsstättenverordnung ist anzugeben, welche Gefährdungen am Arbeitsplatz auftreten können und welche Maßnahmen durchgeführt werden müssen (§ 3 Abs. 3 ArbStättV). Die DGUV Regel 100-001 nennt außerdem Datum, Verantwortliche und Termine (Nr. 2.2.3).

Nicht jeder Schreibtisch braucht ein eigenes Dokument: Bei gleichartigen Arbeitsbedingungen genügt die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit (§ 5 Abs. 2 ArbSchG). Zehn gleich eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze lassen sich gemeinsam beurteilen; abweichende Plätze – etwa am Empfang, im Dachgeschoss oder im Homeoffice – gehören gesondert betrachtet.

Typische Gefährdungen im Büro

Gefährdung Typische Maßnahmen Maßstab
Bildschirmarbeit: Belastung von Augen, Nacken und Rücken Bildschirm blendfrei aufstellen, Tisch und Stuhl einstellen, Arbeit regelmäßig unterbrechen § 3 Abs. 1 ArbStättV, Anhang Nr. 6; ASR A6
Zu wenig Licht, fehlender Blendschutz Mindestens 500 lx am Arbeitsplatz, verstellbarer Blendschutz an Fenstern ASR A3.4; ASR A6
Hitze im Sommer Sonnenschutz, frühes Lüften, Gleitzeit; ab +30 °C wirksame Maßnahmen ASR A3.5
Verbrauchte Luft Lüftungsplan, vor allem in Besprechungsräumen ASR A3.6
Lärm im Mehrpersonenbüro Schallabsorbierende Decken und Stellwände, Telefonate in eigene Räume ASR A3.7
Zu wenig Platz Ausreichende Grund- und Bewegungsflächen ASR A1.2
Stolpern und Stürzen Kabelkanäle, Schubladen schließen, Wege freihalten § 4 Abs. 4 ArbStättV, Anhang Nr. 1.5
Elektrische Geräte Prüffristen festlegen, Sichtkontrolle vor Benutzung § 14 BetrSichV; DGUV Vorschrift 3
Leitern und Tritte im Archiv Geeigneter Tritt statt Bürostuhl Anhang 1 Nr. 3.1.4 BetrSichV
Brand und Notfall Brandschutzhelfer, Ersthelfer, Feuerlöscher, Verbandkasten ASR A2.2; § 26 DGUV Vorschrift 1; ASR A4.3
Psychische Belastung Arbeitsdichte, Unterbrechungen und Erreichbarkeit beurteilen und regeln § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG
Telearbeit und mobiles Arbeiten Arbeitsplatz zu Hause beurteilen, Zubehör stellen, unterweisen § 1 Abs. 4 ArbStättV; § 5 ArbSchG

Bildschirmarbeit

Bildschirmarbeit ist im Büro der Normalfall – und der Schwerpunkt der Beurteilung. Die Mindestanforderungen stehen in Anhang Nr. 6 der Arbeitsstättenverordnung; konkretisiert werden sie durch die Technische Regel ASR A6 „Bildschirmarbeit“ (Ausgabe Juli 2024). Wer die ASR einhält, kann davon ausgehen, die Anforderungen der Verordnung zu erfüllen. Die wichtigsten Punkte:

  • Blendung und Spiegelungen: Bildschirme sind so aufzustellen, dass ihre Oberflächen frei von störenden Reflexionen und Blendungen sind (Anhang Nr. 6.1 Abs. 4 ArbStättV). In der Regel gelingt das, wenn die Blickrichtung zum Bildschirm parallel zur Fensterfront verläuft oder hinter dem Bildschirm keine Fensterfläche sichtbar ist; Fenster brauchen einen verstellbaren Blendschutz (ASR A6 Nr. 6.3.14 Abs. 7 und 9).
  • Bildschirm: höhenverstellbar sowie dreh- und neigbar, Sehabstand mindestens 50 cm (ASR A6 Nr. 6.3.1 und 6.3.2).
  • Arbeitstisch: Für Büroarbeit muss die Arbeitsfläche mindestens 160 cm breit und 80 cm tief sein; bei nur einem Bildschirm und wenig Schriftgut genügen 120 cm Breite. Höhenverstellbare Tische empfiehlt die ASR, vorgeschrieben sind sie nicht (ASR A6 Nr. 6.3.10 Abs. 2, Nr. 6.3.9).
  • Arbeitsstuhl: drehbar, stufenlos höhenverstellbar, mit neigbarer, auf das Gewicht einstellbarer Rückenlehne und standsicherem Untergestell (ASR A6 Nr. 6.3.12 Abs. 2).
  • Notebooks: Wer am Schreibtisch mit dem Notebook arbeitet, braucht eine separate Tastatur, je nach Tätigkeit eine Maus und in der Regel einen größeren, gegebenenfalls separaten Bildschirm (Anhang Nr. 6.4 Abs. 5 ArbStättV, ASR A6 Nr. 6.3.4).
  • Pausen und Tätigkeitswechsel: Bildschirmarbeit ist durch andere Tätigkeiten oder regelmäßige Erholungszeiten zu unterbrechen (Anhang Nr. 6.1 Abs. 2 ArbStättV). Geht kein Tätigkeitswechsel, legt der Arbeitgeber kurze Erholungszeiten in der Gefährdungsbeurteilung fest; mehrere kurze sind wenigen langen vorzuziehen (ASR A6 Nr. 5.3).

Raumklima, Licht und Lärm

Für Schreiben, Lesen und Datenverarbeitung verlangt die ASR A3.4 „Beleuchtung und Sichtverbindung“ mindestens 500 lx, im Umgebungsbereich mindestens 300 lx (Nr. 6.2, Anhang 3 Nr. 4.2). Die Lufttemperatur soll +26 °C nicht überschreiten; darüber sollen, ab +30 °C müssen wirksame Maßnahmen ergriffen und Getränke bereitgestellt werden, etwa Sonnenschutz, Lüftung in den frühen Morgenstunden, Gleitzeit oder gelockerte Bekleidungsregeln. Über +35 °C ist ein Raum für die Zeit der Überschreitung ohne besondere Maßnahmen nicht als Arbeitsraum geeignet (ASR A3.5 Nr. 4.2 bis 4.4). Für die Luftqualität gilt eine CO2-Konzentration unter 1000 ppm als unbedenklich; zwischen 1000 und 2000 ppm sind Lüftungsverhalten und Lüftungsplan zu verbessern (ASR A3.6 Nr. 4.2, Tabelle 1).

Beim Lärm unterscheidet die ASR A3.7 nach Tätigkeit: Bei Tätigkeiten mit hoher Konzentration, etwa Besprechungen, Softwareentwicklung oder Übersetzen, darf der Beurteilungspegel 55 dB(A) nicht überschreiten, bei allgemeiner Sachbearbeitung 70 dB(A) (Nr. 5.1). In Mehrpersonen- und Großraumbüros helfen schallabsorbierende Decken, Stellwände und eigene Räume für Telefonate und Besprechungen. Für Platz gilt: mindestens 8 m² für einen Arbeitsplatz zuzüglich 6 m² für jeden weiteren, als Richtwert im Zellenbüro 8 bis 10 m² je Arbeitsplatz; die Bewegungsfläche am Arbeitsplatz muss mindestens 1,50 m² groß und mindestens 1,00 m tief und breit sein (ASR A1.2 Nr. 5 und 5.1).

Stolpern, Elektrogeräte und Leitern

Verkehrswege und Fluchtwege sind ständig freizuhalten (§ 4 Abs. 4 ArbStättV); Fußböden dürfen keine Stolperstellen aufweisen (Anhang Nr. 1.5 Abs. 2 ArbStättV). Im Büro sind lose Kabel, offene Schubladen und abgestellte Kartons die häufigsten Stolperfallen.

Elektrische Geräte, die Schäden verursachenden Einflüssen ausgesetzt sind, lässt der Arbeitgeber wiederkehrend von einer zur Prüfung befähigten Person prüfen; die Fristen ergeben sich aus der Gefährdungsbeurteilung (§ 14 Abs. 2 und § 3 Abs. 6 BetrSichV, § 5 DGUV Vorschrift 3). {{DGUV3}}

Leitern sind als Arbeitsplatz nur zulässig, wenn andere, sicherere Arbeitsmittel wegen geringer Gefährdung und kurzer Dauer nicht verhältnismäßig sind und die Gefährdungsbeurteilung ergibt, dass die Arbeiten sicher ausgeführt werden können (Anhang 1 Nr. 3.1.4 BetrSichV). Im Archiv ist ein geeigneter Tritt besser als ein Bürostuhl.

Brandschutz und Erste Hilfe

Der Arbeitgeber benennt Beschäftigte für Erste Hilfe, Brandbekämpfung und Evakuierung (§ 10 Abs. 2 ArbSchG). Ein Anteil von 5 % der Beschäftigten als Brandschutzhelfer ist in der Regel ausreichend (ASR A2.2 Nr. 7.3). Ersthelfer müssen bei 2 bis 20 anwesenden Versicherten mindestens einer sein, darüber in Verwaltungs- und Handelsbetrieben 5 % (§ 26 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1). Feuerlöscher sind alle zwei Jahre durch einen Fachkundigen zu warten (ASR A2.2 Nr. 7.4.2). Verwaltungsbetriebe mit bis zu 50 Beschäftigten brauchen mindestens einen kleinen Verbandkasten, mit 51 bis 300 Beschäftigten einen großen; den Inhalt legt die ASR A4.3 fest (Nr. 4, Tabellen 1 und 2).

Psychische Belastung

Psychische Belastungen sind ausdrücklich Teil der Gefährdungsbeurteilung (§ 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG). Im Büro sind das etwa hohe Arbeitsdichte, häufige Unterbrechungen, ständige Erreichbarkeit oder Konflikte mit Kunden. Als Orientierung nennt die Leitlinie der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA) sechs Bereiche: Arbeitsinhalte und -aufgabe, Arbeitsorganisation, Arbeitszeit, soziale Beziehungen, Arbeitsmittel und Arbeitsumgebung. Grundsätzlich zu berücksichtigen sind danach Arbeitsintensität, Arbeitszeit, Handlungsspielraum, soziale Beziehungen – insbesondere zu Vorgesetzten – und die Arbeitsumgebung, etwa Lärm. In kleinen Büros ist eine Kurzbefragung im Team oder ein moderierter Workshop ein praktikabler Einstieg.

Homeoffice und Telearbeit

Die Arbeitsstättenverordnung unterscheidet zwei Fälle:

  • Telearbeitsplätze sind vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, mit vereinbarter wöchentlicher Arbeitszeit und Dauer; eingerichtet ist ein solcher Platz erst, wenn die Bedingungen vereinbart sind und der Arbeitgeber Möbel und Arbeitsmittel bereitgestellt und installiert hat (§ 2 Abs. 7 ArbStättV). Für sie gelten die Gefährdungsbeurteilung bei der erstmaligen Beurteilung sowie Unterweisung und die Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze, soweit der Arbeitsplatz von dem im Betrieb abweicht (§ 1 Abs. 4 ArbStättV). Zu berücksichtigen ist auch die psychische Belastung, etwa durch soziale Isolation oder Erreichbarkeit (ASR A6 Nr. 6.4.3).
  • Mobiles Arbeiten – gelegentlich von zu Hause oder unterwegs ohne eingerichteten Telearbeitsplatz – fällt nicht unter die Arbeitsstättenverordnung. Das Arbeitsschutzgesetz gilt aber in allen Tätigkeitsbereichen (§ 1 Abs. 1 ArbSchG); nach den Empfehlungen des Bundesarbeitsministeriums ist die Gefährdungsbeurteilung auch für Tätigkeiten außerhalb der Arbeitsstätte zu erstellen, unter Einbeziehung der Beschäftigten.

Arbeitsmedizinische Vorsorge

Bei Tätigkeiten an Bildschirmgeräten ist Vorsorge anzubieten, einschließlich einer angemessenen Untersuchung der Augen und des Sehvermögens. Ergibt die Vorsorge, dass spezielle Sehhilfen für die Bildschirmarbeit nötig und normale Sehhilfen nicht geeignet sind, stellt der Arbeitgeber sie im erforderlichen Umfang zur Verfügung (ArbMedVV, Anhang Teil 4 Abs. 2 Nr. 1).

Mutterschutz im Büro

Auch im Büro ist für jede Tätigkeit vorab zu beurteilen, ob für Schwangere oder Stillende Schutzmaßnahmen nötig wären (§ 10 Abs. 1 MuSchG); das Ergebnis ist zu dokumentieren, alle Beschäftigten sind darüber zu informieren (§ 14 Abs. 1 und 2). Für reine Bildschirmarbeit ergibt sich oft, dass keine besonderen Schutzmaßnahmen erforderlich sind. Die allgemeinen Pflichten gelten trotzdem, etwa die Möglichkeit, sich während der Pausen und Arbeitsunterbrechungen hinzulegen und auszuruhen (§ 9 Abs. 3 MuSchG). Anders kann es aussehen, wenn zur Tätigkeit Heben und Tragen gehört: Ohne mechanische Hilfsmittel sind regelmäßig höchstens 5 kg und gelegentlich höchstens 10 kg zulässig (§ 11 Abs. 5 MuSchG).

Checkliste Bildschirmarbeitsplatz

  • Bildschirm ohne Blendung und Spiegelungen, Blickrichtung möglichst parallel zum Fenster
  • Bildschirm höhenverstellbar, dreh- und neigbar, Sehabstand mindestens 50 cm
  • Zeichen scharf und groß genug, Helligkeit und Kontrast einstellbar
  • Tastatur getrennt vom Bildschirm; Notebook am Schreibtisch mit separater Tastatur und Maus
  • Arbeitsfläche mindestens 160 × 80 cm (bei einem Bildschirm mindestens 120 × 80 cm), Platz für die Handballen
  • Stuhl drehbar und höhenverstellbar, Rückenlehne eingestellt, Füße stehen auf (sonst Fußstütze)
  • Bewegungsfläche mindestens 1,50 m², Beinraum frei
  • Mindestens 500 lx am Arbeitsplatz, Fenster mit verstellbarem Blendschutz
  • Bildschirmarbeit durch andere Tätigkeiten oder kurze Erholungszeiten unterbrochen
  • Software passt zur Aufgabe; keine Leistungskontrolle ohne Wissen der Beschäftigten
  • Angebotsvorsorge für Augen und Sehvermögen angeboten
  • Unterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit und danach mindestens jährlich

In der Excel-Vorlage steht die Checkliste als eigenes Blatt mit Spalten für Ergebnis, Maßnahme und Termin – je Arbeitsplatz eine Kopie.

In sieben Schritten zur Gefährdungsbeurteilung im Büro

  1. Arbeitsplätze und Tätigkeiten erfassen: Büroräume, Empfang, Besprechungsräume, Archiv, Teeküche, Homeoffice; gleichartige Arbeitsplätze zusammenfassen (§ 5 Abs. 2 ArbSchG).
  2. Gefährdungen ermitteln: Arbeitsplätze begehen, Beschäftigte befragen, die Checkliste je Bildschirmarbeitsplatz ausfüllen.
  3. Beurteilen: Maßstab sind die Arbeitsstättenverordnung und ihre Technischen Regeln (ASR).
  4. Maßnahmen festlegen: technische vor organisatorischen vor persönlichen Maßnahmen (§ 4 ArbSchG).
  5. Umsetzen und unterweisen: Verantwortliche und Termine festlegen, Beschäftigte unterweisen (§ 12 ArbSchG).
  6. Wirksamkeit prüfen: Maßnahmen überprüfen (§ 3 Abs. 1 ArbSchG) und das Ergebnis eintragen.
  7. Fortschreiben: bei Umzug, neuen Arbeitsplätzen oder Abläufen und nach Unfällen (§ 3 Abs. 2 DGUV Vorschrift 1).

Ausführlich: Gefährdungsbeurteilung erstellen in 7 Schritten. Für Werkstätten gibt es einen eigenen Ratgeber: Gefährdungsbeurteilung Kfz-Werkstatt.

Häufige Fragen

Brauche ich für jeden Büroarbeitsplatz eine eigene Gefährdungsbeurteilung?

Nein. Bei gleichartigen Arbeitsbedingungen genügt die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit (§ 5 Abs. 2 ArbSchG). Abweichende Arbeitsplätze sind gesondert zu betrachten, ebenso besondere Personengruppen wie Schwangere und Stillende.

Wer erstellt die Gefährdungsbeurteilung im Büro?

Verantwortlich ist der Arbeitgeber. Er muss sicherstellen, dass die Gefährdungsbeurteilung fachkundig durchgeführt wird; verfügt er nicht selbst über die Kenntnisse, muss er sich fachkundig beraten lassen (§ 3 Abs. 2 ArbStättV), etwa durch Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Betriebsarzt.

Wie oft muss die Gefährdungsbeurteilung im Büro aktualisiert werden?

Ein festes Intervall schreibt das Arbeitsschutzgesetz nicht vor. Zu überprüfen ist die Beurteilung, wenn sich die betrieblichen Gegebenheiten verändert haben (§ 3 Abs. 2 DGUV Vorschrift 1), etwa bei Umzug, neuen Arbeitsplätzen, neuer Software oder nach Unfällen.

Gilt die Gefährdungsbeurteilung auch im Homeoffice?

Ja, in unterschiedlicher Tiefe. Für fest eingerichtete Telearbeitsplätze verlangt die Arbeitsstättenverordnung eine Gefährdungsbeurteilung bei der erstmaligen Einrichtung, soweit der Platz von dem im Betrieb abweicht (§ 1 Abs. 4 ArbStättV). Für mobiles Arbeiten gilt die Arbeitsstättenverordnung nicht, wohl aber das Arbeitsschutzgesetz mit seiner Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung (§§ 1, 5 ArbSchG). In der Praxis hilft eine Checkliste, die Beschäftigte gemeinsam mit dem Arbeitgeber ausfüllen.

Gibt es die Vorlage auch als Word oder PDF?

Die Vorlage ist eine Excel-Datei, damit sich Zeilen ergänzen und Auswahllisten nutzen lassen. In Excel, Numbers oder LibreOffice lässt sie sich ausdrucken oder als PDF speichern.

Hinweis

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick (Rechtsstand: November 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Vorlage ist ohne Gewähr; Vorgaben Ihres Unfallversicherungsträgers und der zuständigen Behörde gehen vor.

Safe Forward

Safe Forward unterstützt Betriebe dabei, Gefährdungsbeurteilungen mit Maßnahmen, Verantwortlichen und Fristen digital zu führen, Unterweisungen nachzuweisen und Prüffristen im Blick zu behalten. Die Beurteilung vor Ort und die Verantwortung bleiben beim Arbeitgeber.

Quellen

Nachweise an einem Ort statt in Ordnern

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