Ratgeber

Gefährdungsbeurteilung Vorlage: Kostenlos als Excel (2026)

Aktualisiert am · Rechtsstand: November 2026

Redaktion Safe Forward · gegengelesen von Pavel Rohn, Inhaber

Eine Gefährdungsbeurteilung von Grund auf neu zu erstellen ist aufwendig — eine gute Vorlage spart Zeit und hilft, nichts Wesentliches zu vergessen. Dieser Artikel stellt eine strukturierte Vorlage mit Ausfüllhilfe vor, erklärt, was in die Dokumentation gehört, und bietet die Vorlage als kostenlose Excel-Datei zum Download an.

Was muss eine Vorlage für die Gefährdungsbeurteilung enthalten?

Bevor Sie eine Vorlage herunterladen oder erstellen, sollten Sie wissen, welche Inhalte gefordert sind. Ein bestimmtes Formular schreibt das Gesetz nicht vor. Nach § 6 Abs. 1 ArbSchG — ebenso § 3 Abs. 3 DGUV Vorschrift 1 — müssen aus den Unterlagen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung hervorgehen. Die DGUV Regel 100-001 (Nr. 2.2.3) konkretisiert, was mindestens hineingehört.

Das gehört hinein:

  1. Datum der Beurteilung bzw. der letzten Aktualisierung oder Überprüfung
  2. Beurteilter Arbeitsbereich / Tätigkeit — erkennbar soll sein, welche Bereiche und Tätigkeiten berücksichtigt wurden
  3. Ermittelte Gefährdungen (mit Beschreibung)
  4. Bewertung der Gefährdung — die Methode ist frei, üblich ist Eintrittswahrscheinlichkeit × Schadensausmaß
  5. Festgelegte Schutzmaßnahmen nach TOP-Prinzip
  6. Verantwortliche Person für die Umsetzung
  7. Umsetzungsfrist
  8. Ergebnis der Wirksamkeitskontrolle

Optional, aber empfohlen:

  • Name der beurteilenden Person (und ggf. Funktion)
  • Anwesende Personen bei der Beurteilung (Mitarbeiterbeteiligung dokumentieren)
  • Rechtsgrundlagen der Maßnahmen
  • Fotos oder Skizzen der Arbeitsplätze
  • Verweise auf Betriebsanweisungen

Zusätzlich je nach Tätigkeit: Für Arbeitsmittel Art, Umfang und Fristen der Prüfungen (§ 3 Abs. 8 BetrSichV), für Gefahrstoffe das Ergebnis der Substitutionsprüfung (§ 6 Abs. 8 GefStoffV) und ein Gefahrstoffverzeichnis (§ 6 Abs. 12 GefStoffV), für den Mutterschutz die Beurteilung nach § 10 MuSchG (§ 14 Abs. 1 MuSchG).

Eine vollständige Anleitung zum Erstellen der GBU finden Sie in unserem Artikel: Gefährdungsbeurteilung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Vorlage: Gefährdungsbeurteilung (Grundstruktur)

Download: Vorlage Gefährdungsbeurteilung (Excel) – kostenlos, mit Auswahllisten für Risiko und Art der Maßnahme, 14 Beispielzeilen aus typischen Betrieben mit Rechtsgrundlage, einem Blatt für Datum, Beteiligte und Freigabe sowie Hinweisen zu den sieben Schritten. Die Beispielzeilen ersetzen nicht die Beurteilung Ihres eigenen Betriebs.

Vorlagen nach Branche – mit passenden Muster-Einträgen, einem Blatt für den Mutterschutz und Erläuterungen:

Die Excel-Vorlage bildet die folgenden Abschnitte in einer Tabelle ab — je Zeile eine Gefährdung mit Bewertung, Maßnahme und Wirksamkeitskontrolle; Datum, Beteiligte und Freigabe stehen in einem eigenen Blatt. Auf Papier können Sie die Abschnitte so übernehmen:

Kopfzeile / Stammdaten

Unternehmen:           ________________________________
Abteilung / Bereich:  ________________________________
Tätigkeit:             ________________________________
Datum der Beurteilung: ________________________________
Nächste Überprüfung:   ________________________________
Beurteilt durch:       ________________________________
Funktion:              ________________________________

Abschnitt 1: Gefährdungsermittlung

Gehen Sie systematisch durch alle relevanten Gefährdungskategorien:

Nr. Gefährdungskategorie Konkrete Gefährdung Vorhanden?
1 Mechanische Gefährdungen z. B. bewegliche Maschinenteile, scharfe Kanten Ja / Nein
2 Elektrische Gefährdungen z. B. freiliegende Leitungen, defekte Geräte Ja / Nein
3 Gefahrstoffe z. B. Lösemittel, Stäube, Säuren Ja / Nein
4 Thermische Gefährdungen z. B. Hitze, Kälte, heiße Oberflächen Ja / Nein
5 Biologische Gefährdungen z. B. Bakterien, Schimmelpilze, Körperflüssigkeiten Ja / Nein
6 Lärm und Vibration z. B. Lärm ab dem unteren Auslösewert von 80 dB(A), Handvibration Ja / Nein
7 Strahlung z. B. UV-Strahlung, Laser Ja / Nein
8 Ergonomische Gefährdungen z. B. Heben und Tragen schwerer Lasten, Zwangshaltungen Ja / Nein
9 Psychische Belastungen z. B. Zeitdruck, Monotonie, Konflikte Ja / Nein
10 Absturz und Stolpern z. B. Höhenarbeiten, nasse Böden Ja / Nein
11 Brand und Explosion z. B. brennbare Flüssigkeiten, Lösemitteldämpfe, Stäube Ja / Nein

Abschnitt 2: Risikobewertung

Für jede identifizierte Gefährdung:

Gefährdung Nr.:        ____
Bezeichnung:           ________________________________

Eintrittswahrscheinlichkeit:
  [ ] Selten (< 1× im Jahr)
  [ ] Gelegentlich (mehrmals im Jahr)
  [ ] Häufig (täglich / wöchentlich)

Schadensausmaß:
  [ ] Gering (Erste Hilfe, kein Ausfall)
  [ ] Mittel (Arbeitsausfall < 3 Tage)
  [ ] Schwer (Arbeitsausfall > 3 Tage oder bleibende Schäden)
  [ ] Kritisch (Lebensgefahr, Invalidität)

Risikoeinstufung:
  [ ] Gering → Schutzmaßnahmen empfohlen
  [ ] Mittel → Schutzmaßnahmen zeitnah umsetzen
  [ ] Hoch   → Sofortmaßnahmen erforderlich

Wo Vorschriften Grenz- oder Auslösewerte nennen, etwa für Lärm (§ 6 LärmVibrationsArbSchV), sind diese der Maßstab der Bewertung.

Abschnitt 3: Schutzmaßnahmen

Maßnahme Nr.:          ____
Beschreibung:          ________________________________
Vorrang: Gefährdung vermeiden oder an der Quelle beseitigen
         (z. B. Ersatz gefährlicher Stoffe = Substitution)
Art der Maßnahme:
  [ ] T – Technisch       (z.B. Schutzvorrichtung)
  [ ] O – Organisatorisch (z.B. Betriebsanweisung, Rotation)
  [ ] P – Personenbezogen (z.B. PSA)

Verantwortliche Person: ________________________________
Umsetzungsfrist:        ________________________________
Status:
  [ ] Geplant
  [ ] In Umsetzung
  [ ] Umgesetzt

Die Rangfolge — zuerst vermeiden oder an der Quelle beseitigen, dann technisch, organisatorisch, personenbezogen — beschreibt die DGUV Regel 100-001 (Nr. 2.2.1); für Gefahrstoffe regelt sie § 7 Abs. 3 und 4 GefStoffV.

Abschnitt 4: Wirksamkeitskontrolle

Kontrolldatum:          ________________________________
Durchgeführt durch:     ________________________________
Ergebnis:
  [ ] Maßnahme wirksam — Gefährdung beseitigt / ausreichend reduziert
  [ ] Maßnahme teilweise wirksam — weitere Maßnahmen erforderlich
  [ ] Maßnahme nicht wirksam — neue Maßnahmen festlegen

Bemerkungen:            ________________________________
Nächste Überprüfung:    ________________________________

Abschnitt 5: Beteiligte und Freigabe

Beurteilende Person:       __________________ Datum: _______
Beteiligt (z. B. Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt,
Sicherheitsbeauftragte, Betriebsrat, Beschäftigte):
                           ________________________________
Freigabe Arbeitgeber /
Geschäftsführung:          __________________ Datum: _______

Eine Unterschrift schreibt § 6 ArbSchG nicht vor. Die Freigabe macht nachvollziehbar, wer beurteilt und wer die Maßnahmen für den Arbeitgeber festgelegt hat. Sicherheitsbeauftragte können mitwirken, verantworten die GBU aber nicht: Sie unterstützen den Arbeitgeber, übernehmen jedoch keine Unternehmerpflichten (§ 22 Abs. 2 SGB VII; DGUV Regel 100-001 Nr. 4.2.2).

Ausfüllhinweise und typische Fehler

Gefährdungen zu allgemein beschreiben Falsch: "Unfallgefahr an Maschine" Richtig: "Quetschgefahr durch Einzugsstellen am Förderband, Bereich Halle 2, Station 4"

Maßnahmen ohne Termin und Verantwortliche Falsch: "Schutzvorrichtung anbringen" Richtig: "Lichtschranke an Station 4 installieren — verantwortlich: Herr Müller (Wartung), bis 15.01.2027"

Psychische Belastungen vergessen Das Arbeitsschutzgesetz nennt psychische Belastungen ausdrücklich als mögliche Ursache einer Gefährdung (§ 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG). Schichtarbeit, Monotonie und Arbeitsdichte sind zu bewerten, wo sie vorkommen.

Keine Mitarbeiterbeteiligung Beziehen Sie Mitarbeiter in die Beurteilung ein — sie kennen die tatsächlichen Risiken an ihrem Arbeitsplatz.

Alle Fehler im Detail: Gefährdungsbeurteilung erstellen: Die 7 Schritte

Häufige Fragen

Kann ich eine Vorlage aus dem Internet für mein Unternehmen verwenden?

Ja, als Ausgangspunkt. Aber Sie müssen die Vorlage auf Ihre konkreten Arbeitsbereiche und Tätigkeiten anpassen: Die Beurteilung ist je nach Art der Tätigkeiten vorzunehmen (§ 5 Abs. 2 ArbSchG). Eine generische Vorlage allein erfüllt diese Anforderung nicht — das gilt auch für unsere Excel-Vorlage und ihre Beispielzeilen.

Kann ich die Gefährdungsbeurteilung auch erstellen lassen?

Ja. Sie dürfen die Aufgabe schriftlich an zuverlässige und fachkundige Personen übertragen (§ 13 Abs. 2 ArbSchG), etwa an Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit oder einen Dienstleister. Verantwortlich bleiben Sie daneben (§ 13 Abs. 1 ArbSchG). Welche Wege es gibt und worauf Sie bei einem Angebot achten sollten, zeigt unser Ratgeber Gefährdungsbeurteilung erstellen lassen.

Gibt es offizielle Vorlagen der Berufsgenossenschaften?

Ja. Unfallversicherungsträger und staatliche Arbeitsschutzbehörden stellen Handlungshilfen wie Checklisten oder Online-Hilfen bereit; die Unfallversicherungsträger auch branchenspezifische Gefährdungs- und Belastungskataloge (DGUV Regel 100-001 Nr. 2.2.1). Sie sind auf die typischen Gefährdungen Ihrer Branche zugeschnitten und ein guter Ausgangspunkt; fragen Sie bei Ihrer Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse nach. Für Büros, Arzt- und Zahnarztpraxen, Physiotherapiepraxen und Kfz-Werkstätten haben wir typische Gefährdungen mit eigener Vorlage zusammengestellt (siehe „Vorlagen nach Branche“ oben).

Muss jeder Mitarbeiter die Gefährdungsbeurteilung unterschreiben?

Nein. Eine Unterschrift unter der Gefährdungsbeurteilung schreibt § 6 ArbSchG nicht vor. Sinnvoll ist, dass die beurteilende Person und der Arbeitgeber bzw. die Geschäftsführung, die die Maßnahmen festlegt, mit Datum abzeichnen. Der Sicherheitsbeauftragte gehört nicht in diese Rolle: Er unterstützt den Arbeitgeber, übernimmt aber keine Unternehmerpflichten (§ 22 Abs. 2 SGB VII; DGUV Regel 100-001 Nr. 4.2.2). Mitarbeiter bestätigen ihre Unterweisung, nicht die GBU selbst — bei Gefahrstoffen und Biostoffen ausdrücklich durch Unterschrift (§ 14 Abs. 2 GefStoffV, § 14 Abs. 3 BioStoffV).

Wie viele Gefährdungsbeurteilungen brauche ich?

Das hängt von den Tätigkeiten ab, nicht von der Zahl der Dokumente. Zu beurteilen ist je nach Art der Tätigkeiten; bei gleichartigen Arbeitsbedingungen genügt die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit (§ 5 Abs. 2 ArbSchG). Ein Bürobetrieb mit 20 Mitarbeitern an ähnlichen Tätigkeiten kommt ggf. mit einer GBU aus. Ein Produktionsbetrieb mit 10 verschiedenen Arbeitsbereichen muss jeden dieser Bereiche beurteilen — ob in einem Dokument oder in mehreren, ist ihm überlassen.

Muss die GBU dem Betriebsrat vorgelegt werden?

Auf Verlangen ja: Der Betriebsrat ist rechtzeitig und umfassend zu unterrichten, die erforderlichen Unterlagen sind ihm auf Verlangen jederzeit zur Verfügung zu stellen (§ 80 Abs. 2 BetrVG). Bei Fragen des Arbeitsschutzes ist er hinzuzuziehen (§ 89 Abs. 2 BetrVG). Bei der Gefährdungsbeurteilung hat er außerdem ein Mitbestimmungsrecht, etwa bei der Festlegung, welche Arbeitsplätze mit welchen Methoden beurteilt werden (§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG; BAG, Beschluss vom 30.09.2014 – 1 ABR 106/12, Rn. 13).

Fazit

Eine gute Vorlage ist der einfachste Weg, mit der Gefährdungsbeurteilung anzufangen — aber sie ist nur der erste Schritt. Entscheidend ist, dass die Vorlage mit konkreten, tätigkeitsbezogenen Daten gefüllt wird, Maßnahmen klare Verantwortliche und Fristen haben und die Wirksamkeit dokumentiert wird. Wer viele Bereiche, Maßnahmen und Fristen im Blick behalten muss, kann die Pflege später digital organisieren.

Hinweis

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick (Rechtsstand: November 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Excel-Vorlage ist ohne Gewähr; Vollzug und Auslegung können sich je nach Land und Behörde unterscheiden.

Safe Forward

Safe Forward unterstützt Betriebe dabei, Gefährdungsbeurteilungen digital zu führen: mit strukturierter Eingabe, Risikobewertung, Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen, Wirksamkeitskontrolle, Versionsverlauf und PDF-Export. Die Excel-Vorlage eignet sich für den Einstieg; die Beurteilung vor Ort und die Verantwortung bleiben beim Arbeitgeber.

Quellen

Nachweise an einem Ort statt in Ordnern

Der Begehungs-Check zeigt, was dokumentiert ist und was fehlt – mit Erinnerung vor jeder Frist.

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