Ratgeber

Unterweisungsnachweis: Pflicht, Inhalt und Vorlage

Aktualisiert am · Rechtsstand: November 2026

Redaktion Safe Forward · gegengelesen von Pavel Rohn, Inhaber

Wer Mitarbeiter unterweist, muss das nachweisen können. Klingt einfach — doch typische Lücken sind fehlende Unterschriften, verlorene Formulare und keine klare Zuständigkeit. Dieser Ratgeber zeigt, welche Unterweisungen gesetzlich vorgeschrieben sind, was der Unterweisungsnachweis enthalten muss und wie Sie die Nachweispflicht erfüllen.

Download: Die kostenlose Vorlage Unterweisungsnachweis (Excel) enthält eine Teilnahmeliste zum Unterschreiben, einen Unterweisungsplan mit den Pflichtunterweisungen dieses Artikels und eine Liste, die für jede Person die nächste fällige Unterweisung ausrechnet.

Was ist eine Unterweisung im Sinne des Arbeitsschutzes?

Eine Arbeitsschutzunterweisung ist die Vermittlung von Kenntnissen und Verhaltensweisen, die Mitarbeiter benötigen, um ihre Arbeit sicher ausführen zu können. Sie ist kein "nice to have" — sie ist gesetzliche Pflicht nach § 12 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG).

Unterweisungen müssen:

  • vor Aufnahme der Tätigkeit stattfinden
  • bei Änderungen von Arbeitsbedingungen, Arbeitsmitteln oder Gefahrstoffen wiederholt werden
  • regelmäßig erfolgen — mindestens einmal jährlich (§ 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1), für Jugendliche mindestens halbjährlich (§ 29 Abs. 2 JArbSchG)
  • auf die konkrete Tätigkeit und den Arbeitsplatz zugeschnitten sein

Allgemeine Unterweisungen ("Seien Sie vorsichtig") reichen rechtlich nicht aus.

Welche Unterweisungen sind gesetzlich vorgeschrieben?

Die Grundpflicht steht in § 12 ArbSchG. Mehrere Verordnungen ergänzen sie für bestimmte Gefährdungen, mit eigenen Fristen und teils strengeren Vorgaben für den Nachweis. Welche davon in Ihrem Betrieb gelten, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung.

Vorschrift Wer und wann Wiederholung Nachweis
§ 12 ArbSchG, § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 alle Beschäftigten: bei Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei neuen Arbeitsmitteln oder neuer Technologie, jeweils vor Aufnahme der Tätigkeit mindestens jährlich dokumentieren, Form frei
§ 6 ArbStättV alle Beschäftigten: Gefahrenfall, Erste Hilfe, Brandschutz, Flucht- und Rettungswege; vor Aufnahme der Tätigkeit mindestens jährlich, bei wesentlichen Änderungen mit zusätzlichen Gefährdungen unverzüglich dokumentieren (DGUV Vorschrift 1)
§ 12 Abs. 1 BetrSichV wer Arbeitsmittel verwendet: vor der ersten Verwendung mindestens jährlich Datum und Namen schriftlich
§ 14 Abs. 2 GefStoffV Tätigkeiten mit Gefahrstoffen, außer bei nur geringer Gefährdung (§ 6 Abs. 13 GefStoffV): mündlich, vor Aufnahme der Beschäftigung mindestens jährlich Inhalt und Zeitpunkt schriftlich, Unterschrift
§ 14 Abs. 2 und 3 BioStoffV Tätigkeiten mit Biostoffen: mündlich, vor Aufnahme der Beschäftigung mindestens jährlich Inhalt und Zeitpunkt schriftlich, Unterschrift
§ 63 StrlSchV Strahlenschutz, z. B. Röntgen: mündlich, vor Aufnahme der Betätigung mindestens jährlich Inhalt und Zeitpunkt, Unterschrift, fünf Jahre aufbewahren
§ 8 Abs. 1 OStrV Gefährdung durch künstliche optische Strahlung, z. B. Laser oder UV: vor Aufnahme der Beschäftigung mindestens jährlich dokumentieren (DGUV Vorschrift 1)
§ 11 LärmVibrationsArbSchV Lärm oder Vibrationen ab den unteren Auslösewerten: vor Aufnahme der Beschäftigung regelmäßig, bei wesentlichen Änderungen dokumentieren (DGUV Vorschrift 1)
§ 29 JArbSchG Jugendliche unter 18: vor Beginn der Beschäftigung mindestens halbjährlich dokumentieren (DGUV Vorschrift 1)
§ 3 Abs. 1 PSA-BV, § 4 LasthandhabV Benutzung persönlicher Schutzausrüstung, Heben und Tragen: Teil der Unterweisung nach § 12 ArbSchG wie § 12 ArbSchG wie § 12 ArbSchG

Mündlich vorgeschrieben ist die Unterweisung bei Gefahrstoffen, Biostoffen und im Strahlenschutz (jeweils § 14 Abs. 2 GefStoffV und BioStoffV, § 63 Abs. 3 StrlSchV). Alle Zeilen stehen auch im Blatt „Unterweisungsplan“ der Excel-Vorlage.

Gibt es eine gesetzliche Nachweispflicht?

Ja. Die Unterweisung schreibt § 12 ArbSchG vor, ihre Dokumentation § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1: Die Unterweisung „muss dokumentiert werden“. Bei Betriebsprüfungen durch die Berufsgenossenschaft oder das Gewerbeaufsichtsamt müssen diese Nachweise vorgelegt werden können.

Wichtig: Die Dokumentation sollte nicht nur belegen, dass unterwiesen wurde, sondern auch was Inhalt der Unterweisung war. Für einige Themen ist das vorgeschrieben.

Was muss der Nachweis enthalten?

Eine bestimmte Form oder Unterschriften schreibt die DGUV Vorschrift 1 nicht vor (DGUV Regel 100-001 Nr. 2.3.1). Strenger sind einzelne Verordnungen:

  • Gefahrstoffe, Biostoffe: Inhalt und Zeitpunkt schriftlich, Unterschrift der Unterwiesenen (§ 14 Abs. 2 GefStoffV, § 14 Abs. 3 BioStoffV)
  • Strahlenschutz: Inhalt und Zeitpunkt unverzüglich aufzeichnen, Unterschrift der unterwiesenen Person (§ 63 Abs. 6 StrlSchV)
  • Arbeitsmittel: Datum und Namen der Unterwiesenen schriftlich (§ 12 Abs. 1 BetrSichV)

Ein Nachweis, der alle diese Vorgaben erfüllt, enthält mindestens:

Angabe Warum wichtig
Datum der Unterweisung Nachweis der Rechtzeitigkeit
Name des Unterweisenden Verantwortlichkeit
Name(n) der Teilnehmer Individueller Nachweis
Thema / Inhalt der Unterweisung Inhaltliche Prüfbarkeit
Unterschrift des Mitarbeiters Bestätigung der Teilnahme

Die Unterschrift des Mitarbeiters ist kein juristisches Beiwerk: Auch wo sie nicht vorgeschrieben ist, erleichtert sie den Nachweis, dass genau diese Person unterwiesen wurde (DGUV Regel 100-001 Nr. 2.3.1).

Vorlage: Unterweisungsnachweis zum Ausfüllen

Die Vorlage Unterweisungsnachweis (Excel) hat drei Blätter:

  1. Unterweisungsnachweis: Kopf mit Thema, Datum, Dauer, Anlass, Inhalten, Verständnisprüfung und unterweisender Person, darunter eine Zeile je Teilnehmer mit Unterschrift. So deckt die Liste auch die Angaben ab, die bei Gefahrstoffen, Biostoffen und im Strahlenschutz vorgeschrieben sind: Inhalt, Zeitpunkt und Unterschrift.
  2. Unterweisungsplan: die Pflichtunterweisungen aus der Tabelle oben mit Rechtsgrundlage, Zielgruppe, Anlass, Intervall und Nachweisform, zum Abhaken für Ihren Betrieb.
  3. Fälligkeiten: je Person und Thema das Datum der letzten Unterweisung und das Intervall in Monaten; die nächste Fälligkeit rechnet Excel aus.

Für Zahnarztpraxen gibt es zusätzlich eine Vorlage Unterweisungsnachweis (PDF) mit den Themen der Praxis und Unterschriftsfeldern für jede teilnehmende Person.

Wer unterschreibt den Unterweisungsnachweis?

Vorgeschrieben ist die Unterschrift der unterwiesenen Person, und zwar nur bei Gefahrstoffen, Biostoffen und im Strahlenschutz (§ 14 Abs. 2 GefStoffV, § 14 Abs. 3 BioStoffV, § 63 Abs. 6 StrlSchV). Für alle anderen Unterweisungen verlangt die DGUV Vorschrift 1 weder die Unterschrift der unterweisenden Person noch die der Unterwiesenen (DGUV Regel 100-001 Nr. 2.3.1).

Unsere Empfehlung: Lassen Sie trotzdem jede teilnehmende Person einzeln unterschreiben und unterschreiben Sie als unterweisende Person mit. So belegt der Nachweis, wer unterwiesen hat und wer teilgenommen hat.

Wie lange müssen Unterweisungsnachweise aufbewahrt werden?

Eine allgemeine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gibt es nicht: Weder das ArbSchG noch § 4 DGUV Vorschrift 1 nennen eine, ebenso wenig die Unterweisungsvorschriften von GefStoffV, BioStoffV und BetrSichV. Feste Fristen gibt es nur vereinzelt, etwa fünf Jahre für Aufzeichnungen über Strahlenschutzunterweisungen (§ 63 Abs. 6 StrlSchV).

Unsere Empfehlung: Bewahren Sie alle Unterweisungsnachweise mindestens 5 Jahre auf. Das deckt die Strahlenschutzfrist ab, und Sie können frühere Unterweisungen auch nach einem Unfall oder bei einer Berufserkrankung noch belegen.

Welche Unterweisungen brauchen einen eigenen Nachweis?

Nicht jede Unterweisung ist gleich. Diese Arten müssen Sie in jedem Fall dokumentieren, für einige gelten strengere Vorgaben:

Regelmäßige Jahresunterweisungen Jährlich für alle Mitarbeiter. Themen: allgemeiner Arbeitsschutz, Notfallverhalten, Brandschutz.

Erstunterweisungen Vor Arbeitsbeginn für jeden neuen Mitarbeiter, Auszubildenden oder Leiharbeitnehmer.

Anlassbezogene Unterweisungen Bei Einführung neuer Maschinen, Arbeitsmittel oder Verfahren; nach Arbeitsunfällen; bei geänderten Gefährdungslagen.

Unterweisungen nach Verordnungen Etwa zu Gefahrstoffen, Biostoffen, Arbeitsmitteln, Strahlenschutz oder persönlicher Schutzausrüstung. Für einige gelten strengere Vorgaben an den Nachweis, siehe die Tabelle der Pflichtunterweisungen oben.

Häufige Fehler bei der Unterweisungsdokumentation

Gruppenunterschrift statt Einzelnachweis Ein Kollektivnachweis ("10 Mitarbeiter wurden unterwiesen") ohne Namen und individuelle Unterschriften belegt nicht, wer unterwiesen wurde — und wo Unterschriften vorgeschrieben sind, erfüllt er die Pflicht nicht.

Inhalt zu allgemein beschrieben "Arbeitssicherheit" als Themenangabe reicht nicht. Der Nachweis sollte konkret belegen, was besprochen wurde.

Nachweise im Nachhinein erstellt Erst Wochen später ausgefüllte Nachweise sind fehleranfällig und im Schadensfall wenig glaubwürdig. Im Strahlenschutz ist die unverzügliche Aufzeichnung sogar vorgeschrieben (§ 63 Abs. 6 StrlSchV).

Kein System für Wiederholungsunterweisungen Ohne ein System, das Fälligkeiten überwacht, geraten Jahresunterweisungen leicht in Vergessenheit.

Papierarchiv ohne Zugriffssystem Papierstapel im Ordner sind bei einer plötzlichen Betriebsprüfung nicht schnell auffindbar. Digital abgelegte Nachweise lassen sich schneller finden.

Digitalunterweisung: Ist eine elektronische Unterschrift gültig?

Das hängt vom Thema ab. Für die allgemeine Unterweisung ist eine digitale Dokumentation möglich, denn die DGUV Vorschrift 1 schreibt weder Form noch Unterschrift vor. Moderne HSE-Software erlaubt es, Unterweisungen direkt am Tablet oder PC zu bestätigen. GefStoffV, BioStoffV und StrlSchV verlangen dagegen eine Unterschrift bzw. Unterzeichnung und regeln nicht, ob eine elektronische Bestätigung genügt. Klären Sie das für diese Themen mit der zuständigen Behörde oder lassen Sie dort weiter auf Papier unterschreiben.

Wichtig: Das System sollte eindeutig und manipulationssicher dokumentieren, wer was bestätigt hat — ein einfaches Häkchen ohne Login taugt kaum als Nachweis.

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Häufige Fragen

Welche Unterweisungen sind jedes Jahr Pflicht?

Mindestens jährlich zu unterweisen ist nach § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1, § 6 Abs. 4 ArbStättV und § 12 Abs. 1 BetrSichV. Dasselbe gilt bei Gefahrstoffen, Biostoffen, künstlicher optischer Strahlung und im Strahlenschutz (§ 14 GefStoffV, § 14 BioStoffV, § 8 OStrV, § 63 StrlSchV). Jugendliche unterweisen Sie mindestens halbjährlich (§ 29 Abs. 2 JArbSchG). Hinzu kommen Unterweisungen aus Anlass, etwa bei neuen Arbeitsmitteln oder geänderten Tätigkeiten.

Gibt es eine Vorlage für den Unterweisungsnachweis?

Ja. Unsere kostenlose Excel-Vorlage enthält eine Teilnahmeliste mit Unterschriftsspalte, einen Unterweisungsplan mit Rechtsgrundlagen und eine Fälligkeitsliste. Für Zahnarztpraxen gibt es zusätzlich eine PDF-Vorlage.

Muss auch die unterweisende Person unterschreiben?

Vorgeschrieben ist das nicht: GefStoffV, BioStoffV und StrlSchV verlangen nur die Unterschrift der Unterwiesenen, die DGUV Vorschrift 1 gar keine (DGUV Regel 100-001 Nr. 2.3.1). Wir empfehlen die Unterschrift trotzdem, weil sie belegt, wer unterwiesen hat.

Reicht es, wenn der Mitarbeiter die Teilnahmeliste unterschreibt?

Ja, wenn die Liste auch Datum und Inhalte der Unterweisung festhält — so ist auch das Muster der DGUV Regel 100-001 aufgebaut. Eine reine Anwesenheitsliste ohne Inhalte ist dagegen ein schwacher Beleg — und bei Gefahr- und Biostoffen zu wenig, weil dort Inhalt und Zeitpunkt festzuhalten sind.

Können Unterweisungen per E-Mail oder Video durchgeführt werden?

Nur eingeschränkt. Rückfragen müssen möglich sein, Unterlagen nur zum Selbststudium reichen nicht (DGUV Regel 100-001 Nr. 2.3.1). Bei Gefahr- und Biostoffen ist die Unterweisung mündlich vorgeschrieben (jeweils § 14 Abs. 2 GefStoffV/BioStoffV), ebenso im Strahlenschutz; E-Learning ist dort nur mit Zulassung der Behörde möglich (§ 63 Abs. 3 StrlSchV). Ein reines Video ohne Bestätigung der Teilnahme ist kein belastbarer Nachweis.

Müssen Unterweisungen immer in der Landessprache stattfinden?

Nein. Entscheidend ist, dass die Beschäftigten die Unterweisung verstehen (§ 4 Abs. 2 DGUV Vorschrift 1, § 14 Abs. 2 GefStoffV, § 14 Abs. 3 BioStoffV). Bei Mitarbeitern, die kein Deutsch verstehen, heißt das: in einer Sprache unterweisen, die sie verstehen, einen Dolmetscher hinzuziehen oder mit Skizzen, Fotos und Videos arbeiten (DGUV Regel 100-001 Nr. 2.3.2).

Was gilt als "rechtzeitige" Erstunterweisung?

Vor Aufnahme der Tätigkeit (§ 12 Abs. 1 ArbSchG) bedeutet: bevor der Mitarbeiter an dem Arbeitsplatz oder mit dem Arbeitsmittel arbeitet. Das kann am ersten Arbeitstag beim Onboarding sein — aber vor der ersten Tätigkeit.

Gelten für Unterweisungen per App andere Aufbewahrungsregeln?

Nein. Eine allgemeine gesetzliche Frist gibt es nicht; wo eine gilt, etwa im Strahlenschutz, gilt sie unabhängig vom Medium — ebenso unsere Empfehlung von mindestens fünf Jahren. Digitale Systeme können Nachweise geordnet und schnell auffindbar ablegen — bei Papierlisten ist das aufwendiger.

Fazit

Die Nachweispflicht bei Unterweisungen ist keine Formalität — sie ist ein zentrales Element des betrieblichen Arbeitsschutzes und kann im Schadensfall über Haftung und Bußgelder entscheiden. Wer Unterweisungen nicht dokumentiert, riskiert nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern verliert auch den Überblick darüber, ob seine Mitarbeiter tatsächlich ausreichend informiert sind.

Hinweis

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick (Rechtsstand: November 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung. Vollzug und Auslegung können sich je nach Land und Behörde unterscheiden.

Safe Forward

Safe Forward unterstützt Betriebe und Praxen dabei, Unterweisungen je Person und Thema zu planen, zuzuweisen und nachzuweisen, und erinnert vor fälligen Wiederholungen. Wo GefStoffV, BioStoffV oder StrlSchV eine Unterschrift verlangen, ist offen, ob eine digitale Bestätigung genügt – das klären Sie mit der zuständigen Behörde. Durchführung und Verantwortung bleiben beim Arbeitgeber.

Quellen

Nachweise an einem Ort statt in Ordnern

Der Begehungs-Check zeigt, was dokumentiert ist und was fehlt – mit Erinnerung vor jeder Frist.

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