Ratgeber

HSE-Software-Vergleich 2026: Arbeitsschutz-Software für KMU in Deutschland

Aktualisiert am · Rechtsstand: November 2026

Redaktion Safe Forward · gegengelesen von Pavel Rohn, Inhaber

HSE-Software gibt es in Deutschland von kleinen Cloud-Lösungen bis zu großen Enterprise-Suiten. Für kleine und mittlere Betriebe ist die Auswahl entscheidend: Zu komplex ist Geldverschwendung, zu rudimentär schafft neue Risiken. Dieser Vergleich zeigt, worauf es ankommt. Er fasst zusammen, was acht Anbieter auf ihren Websites zu Schwerpunkt, Preisen und Testmöglichkeiten angeben. Safe Forward ist dabei unser eigenes Produkt.

Was ist HSE-Software?

HSE steht für Health, Safety, Environment, also Gesundheit, Arbeitssicherheit und Umweltschutz. HSE-Software bildet die Aufgaben dieser Bereiche digital ab:

  • Gefährdungsbeurteilungen;
  • Unterweisungen;
  • Prüffristen;
  • Gefahrstoffe;
  • Unfälle;
  • Begehungen.

Gleichbedeutend sind die Begriffe EHS-Software (Environment, Health, Safety) und Arbeitsschutz-Software. Gehört auch das Qualitätsmanagement dazu, spricht man von HSEQ-Software.

Vorgeschrieben ist eine Software nicht. Das Arbeitsschutzgesetz verlangt Unterlagen, aus denen drei Dinge hervorgehen (§ 6 Abs. 1 ArbSchG):

  • das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung;
  • die festgelegten Maßnahmen;
  • das Ergebnis ihrer Überprüfung.

Eine Form ist dafür nicht vorgeschrieben: Papier, elektronisch oder beides kombiniert ist möglich (DGUV Regel 100-001 Nr. 2.2.3).

Was sollte HSE-Software für KMU können?

Bevor Sie vergleichen, brauchen Sie Ihre Anforderungsliste. Die wichtigsten Kernfunktionen für KMU:

  • Gefährdungsbeurteilung erstellen, versionieren, Maßnahmen verfolgen
  • Unterweisungen planen, durchführen und Nachweise archivieren. Bei Gefahrstoffen, Biostoffen und im Strahlenschutz verlangen die Verordnungen eine Unterschrift der Unterwiesenen; ob eine elektronische Bestätigung genügt, regeln sie nicht (§ 14 Abs. 2 GefStoffV, § 14 Abs. 3 BioStoffV, § 63 Abs. 6 StrlSchV).
  • Vorfälle und Unfälle erfassen und auswerten
  • Audits und Begehungen digital durchführen
  • Dokumente nachvollziehbar ablegen, mit Versionen und Änderungsprotokoll
  • Berichte für Betriebsprüfungen exportieren
  • Datenschutz: Speicherort der Daten und Vertrag zur Auftragsverarbeitung (siehe unten)

Nice-to-have (aber kein Muss für Einsteiger):

  • API/Integrationen mit ERP- oder HR-Systemen
  • Multi-Standort-Verwaltung
  • Mehrsprachigkeit
  • Unterstützung bei ISO-Zertifizierungen

Die Anbieter im Überblick

  • Abrufdatum: Die folgenden Angaben stammen von den Websites der Anbieter.
    • Cority, Intelex, Lumiform, Quentic und Safe Forward haben wir am 7. November 2026 abgerufen.
    • eplas, RISK-Project und secova am 8. November 2026.
  • Reihenfolge: alphabetisch. Eine Rangfolge vergeben wir nicht.
  • Auswahl: große internationale Anbieter und Anbieter, die in Deutschland bei der Suche nach „HSE-Software“ weit oben erscheinen. Vollständig ist die Auswahl nicht.
  • Stand: Funktionen und Preise ändern sich; maßgeblich ist der aktuelle Stand beim jeweiligen Anbieter.

Cority und Intelex

Zwei international tätige Anbieter von EHS-Software:

  • Cority bezeichnet sich als „enterprise EHS+ software“. Der Preis richtet sich laut Preisseite nach den genutzten Lösungen, der Zahl und Art der Nutzer und den Integrationen; ein Angebot gibt es nach einer Demo.
  • Intelex beschreibt sich als „Global EHS & Quality Management Software“.
    • Für kleinere Unternehmen nennt die Preisseite das Paket „Safety Essentials“: ab 44 US-Dollar je Nutzer und Monat, mindestens 25 Nutzer, jährliche Abrechnung.
    • Die Pakete Advanced und Enterprise gibt es auf Anfrage.
    • Intelex bietet eine kostenlose Testversion und Demo-Videos an.

eplas

HSE-Software der Jochen Blöcher GmbH. Laut Anbieter unterstützt eplas Unternehmen dabei, „den Überblick über alle relevanten Themen und Aufgaben im Bereich Arbeitsschutz zu behalten“.

  • Funktionen:
    • Module unter anderem für Unterweisungen und E-Learning, Gefährdungsbeurteilung, Gefahrstoffe, Biostoffe, Arbeitsmittel, Betriebsanweisungen, Audits und Checklisten, Vorfälle und Unfälle, arbeitsmedizinische Vorsorge, Fremdfirmen und Maßnahmen.
    • Die Module sind laut Anbieter einzeln oder kombiniert einsetzbar, ein Basismodul ist nicht nötig.
    • Dazu kommen ein Pool mit über 75.000 Gefahrstoffen und eine Web-App für Smartphone und Tablet.
  • Preise:
    • Auf den Seiten zu Produkt und Lizenzierung nennt eplas keine Preise; ein individuelles Angebot gibt es auf Wunsch.
    • Lizenziert wird laut Anbieter nach der Zahl der Mitarbeitenden im Unternehmen. Die Zahl der gleichzeitigen Nutzer ist nicht begrenzt.
    • Kauf oder Miete.
  • Testen: kostenlose Demo mit persönlicher Einführung, danach eigenständiger kostenloser Test.
  • Bereitstellung: als SaaS in deutschen Rechenzentren oder installiert im eigenen Netzwerk (On-Premises). Als Nachweise nennt der Anbieter unter anderem ISO 27001, ISO 9001, ISO 45001 und TISAX.

Lumiform

Plattform für digitale Checklisten, Inspektionen und Audits. Laut Anbieter führen Unternehmen mit Frontline-Teams damit „Inspektionen, Audits und Checklisten standortübergreifend durch“.

  • Funktionen: Formularbaukasten mit Vorlagen, mobile Apps für iOS und Android mit Offline-Erfassung, Maßnahmen, Berichte und Analysen; eine API im Enterprise-Tarif.
  • Preise: Tarife Professional und Enterprise, jeweils mit Angebot auf Anfrage; abgerechnet wird nach Benutzerlizenzen.
  • Testen: kostenlose Demo.
  • Hosting: laut Website in Frankfurt.

Quentic

Software für HSE und Nachhaltigkeit aus Berlin, nach eigener Darstellung „KI-gestützt“.

  • Funktionen:
    • Module unter anderem für Arbeitssicherheit, Arbeitsmedizin, Gefahrstoffe, Risks & Audits, Ereignisse & Beobachtungen, Legal Compliance, Online-Unterweisungen und Umweltmanagement, individuell kombinierbar.
    • Laut Anbieter unterstützt die Software Zertifizierungen nach ISO 9001, 14001, 27001, 45001 und 50001.
    • Dazu kommen eine App und Schnittstellen („Quentic Connect“).
  • Preise: keine Preisliste auf der Website; nach einer Demo erstellt Quentic auf Wunsch ein Lösungsangebot.
  • Testen: Demo, laut Anbieter „unverbindlich und kostenlos“.
  • Hosting: laut Website in Deutschland.

RISK-Project

Webbasierte Arbeitsschutz-Software der RMS GmbH aus Remscheid. Laut Anbieter steht RISK-Project „für effizienten und wirkungsvollen Arbeits- und Gesundheitsschutz in allen Branchen“.

  • Funktionen:
    • Arbeits- und Gesundheitsschutz mit Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen, Gefahrstoffen und Unterweisungen.
    • Zusatzmodule für E-Learning, Audits, Verbandbuch, Fremdfirmenmanagement, Wartung und Prüfwesen („Servo“) sowie Legal Compliance („JURO“).
    • Auf Wunsch übernimmt der Anbieter Datenübernahme und Datenpflege.
  • Preise: Auf den Seiten zu Software, HSE-Software und Test nennt RISK-Project keine Preise.
  • Testen: 30 Tage kostenlos.
  • Bereitstellung: webbasiert, im Browser.

Safe Forward

Unser eigenes Produkt: eine webbasierte Software für Arbeitsschutz, Hygiene und Qualitätsmanagement mit Branchenvorlagen für Praxen und Betriebe.

  • Funktionen:
    • Gefährdungsbeurteilungen aus Vorlagen mit Freigabe und Maßnahmenverfolgung.
    • Pflicht-Unterweisungen mit Ablaufdatum und Nachweis je Person.
    • Prüffristen für Arbeitsmittel nach BetrSichV und DGUV Vorschrift 3, Gefahrstoffverzeichnis, Vorfälle und Verbandbuch.
    • Berichte als CSV oder PDF, Änderungsprotokoll.
    • In Paket L zusätzlich E-Learning, Audit-Management, mehrere Standorte und eine Schnittstelle (API-Token).
  • Preise: Paket S 149 €, Paket M 399 €, Paket L 1.190 € im Monat, mit 3, 10 bzw. unbegrenzt vielen Benutzern; monatlich kündbar.
    • Paket S umfasst Mitarbeiterverwaltung, arbeitsmedizinische Vorsorge, Dokumente und Fristen.
    • Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen, Prüffristen, Gefahrstoffverzeichnis und Vorfälle gehören zu Paket M.
  • Testen: 7 Tage mit allen Funktionen kostenlos.
  • Bereitstellung: Web-App im Browser, keine native App für iOS oder Android. Die Daten liegen in Rechenzentren in Frankfurt am Main, ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist inklusive. Die Oberfläche gibt es in zehn Sprachen.

secova (sam®)

Die secova GmbH & Co. KG aus Rheine bietet sam® an. Nach eigener Darstellung ist sam® „die browserbasierte EHS-Software“, die bei den Pflichten „im Bereich Arbeitsschutz, Umweltmanagement und HR“ hilft.

  • Funktionen:
    • Module unter anderem für Unterweisungen, mit laut Anbieter über 100 Unterweisungsthemen.
    • Weitere Module für Gefährdungsbeurteilung, Begehungen, Gefahrstoffe, Vorfälle, persönliche Schutzausrüstung, Fremdfirmen, Dokumente, Qualifikationen und Compliance.
    • Dazu kommt eine App für EHS-Manager.
  • Preise: keine Preisliste. Laut FAQ richten sich die Kosten nach den benötigten Modulen und der Zahl der Arbeitsplätze.
  • Testen: kostenloser Demo- beziehungsweise Probezugang.
  • Bereitstellung: im Browser. Gehostet wird im Datencenter in Frankfurt, alternativ auf einem eigenen Server oder als virtuelle Maschine.

Excel (kein HSE-System)

Zum Vergleich: Wer bisher mit Excel-Tabellen arbeitet, findet deren Grenzen in unserem Beitrag Excel im Arbeitsschutz: Warum Tabellen scheitern.

Vergleichstabelle: Angaben der Anbieter

Anbieter Schwerpunkt laut Anbieter Preise laut Website Ausprobieren
Cority Enterprise-EHS-Software nach Lösungen, Nutzern und Integrationen; Angebot nach Demo Demo auf Anfrage
eplas Arbeitsschutz und HSE, modular keine Preise genannt; Lizenz nach Zahl der Mitarbeitenden, Angebot auf Wunsch kostenlose Demo, danach eigener Test
Intelex EHS- und Qualitätsmanagement Safety Essentials ab 44 US-Dollar je Nutzer und Monat (mindestens 25 Nutzer, jährlich), sonst auf Anfrage kostenlose Testversion, Demo-Videos
Lumiform Inspektionen, Audits und Checklisten Angebot auf Anfrage, je Benutzerlizenz kostenlose Demo
Quentic HSE und Nachhaltigkeit keine Preisliste, Angebot nach Demo kostenlose Demo
RISK-Project Arbeits- und Gesundheitsschutz in allen Branchen keine Preise genannt 30 Tage kostenlos
Safe Forward Arbeitsschutz, Hygiene und QM für Praxen und Betriebe 149 €, 399 € oder 1.190 € im Monat mit 3, 10 oder unbegrenzt vielen Benutzern 7 Tage kostenlos
secova (sam®) Arbeitsschutz, Umweltmanagement und HR keine Preisliste; nach Modulen und Arbeitsplätzen kostenloser Probezugang

Die Pakete unterscheiden sich im Umfang. Vergleichen Sie Preise deshalb immer mit den Funktionen und der Zahl der Nutzer, die Sie tatsächlich brauchen.

Gibt es kostenlose Arbeitsschutz-Software?

Einen dauerhaft kostenlosen Tarif nennt keiner der hier verglichenen Anbieter auf den abgerufenen Seiten. Kostenlos ausprobieren lassen sich laut Anbieter:

  • RISK-Project 30 Tage;
  • Safe Forward 7 Tage mit allen Funktionen;
  • Intelex mit einer Testversion;
  • eplas und secova mit einem Demo- oder Probezugang.

Lumiform und Quentic bieten eine kostenlose Demo an, Cority eine Demo auf Anfrage.

Für den Einstieg ohne Software gibt es kostenlose Vorlagen, etwa unsere Gefährdungsbeurteilung als Excel-Vorlage und die Checkliste zu den Arbeitgeberpflichten. Mit wachsender Zahl von Beschäftigten, Fristen und Nachweisen stoßen Tabellen allerdings an Grenzen, siehe Excel im Arbeitsschutz.

Datenschutz: Worauf Sie achten sollten

In HSE-Software stehen personenbezogene Daten der Beschäftigten, oft auch Gesundheitsdaten, etwa zu Unfällen, Verletzungen oder arbeitsmedizinischer Vorsorge. Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten, für die die DSGVO strengere Regeln aufstellt (Art. 4 Nr. 15, Art. 9 DSGVO). Prüfen Sie deshalb:

  • Vertrag zur Auftragsverarbeitung: Verarbeitet der Anbieter die Daten in Ihrem Auftrag, braucht es einen Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Arbeiten dürfen Sie nur mit Anbietern, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten (Art. 28 Abs. 1 DSGVO).
  • Unterauftragsverarbeiter: Weitere Auftragsverarbeiter darf der Anbieter nur mit Ihrer vorherigen Genehmigung einsetzen (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). Fragen Sie nach der Liste.
  • Speicherort: Wo stehen die Server? Mehrere der verglichenen Anbieter nennen Rechenzentren in Deutschland.
  • Rechte und Rollen: Wer sieht welche Daten?
    • Gesundheitsangaben sollten nur Personen sehen, die sie für ihre Aufgabe brauchen.
    • Für das Verbandbuch verlangt die DGUV ausdrücklich, die Einträge gegen den Zugriff Unbefugter zu sichern (DGUV Regel 100-001 Nr. 4.6.6).

Wie wählen Sie die richtige HSE-Software?

Schritt 1: Anforderungen definieren Welche Module brauchen Sie sofort? Welche erst in zwölf Monaten? Was ist nice-to-have?

Schritt 2: Testversionen oder Demos nutzen Lassen Sie die Software von den Personen testen, die sie täglich nutzen werden – nicht nur von IT oder Geschäftsführung.

Schritt 3: Preisstruktur verstehen Achten Sie auf:

  • monatliche Grundgebühr;
  • Kosten pro Nutzer oder pro Beschäftigtem;
  • Mindestnutzerzahl und Vertragslaufzeit;
  • Zusatzmodule;
  • Einrichtungs- und Schulungskosten.

Schritt 4: Support und Onboarding prüfen Gerade für KMU ohne eigenes IT-Team ist guter Support entscheidend. Gibt es deutschsprachigen Support? Wie schnell reagiert der Anbieter?

Schritt 5: Datenschutz klären Wo werden Ihre Daten gespeichert? Wer hat Zugriff? Bietet der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung an?

Prüfen Sie auch, welche der für Ihren Betrieb relevanten Arbeitgeberpflichten im Arbeitsschutz die Software abbildet.

Fazit

Für KMU zählt weniger der größte Funktionsumfang. Entscheidend ist, ob eine Software die eigenen Pflichten abbildet, zu Nutzerzahl und Budget passt und im Alltag tatsächlich genutzt wird. Lassen Sie sich die wichtigsten Abläufe zeigen oder testen Sie sie selbst, bevor Sie sich festlegen.

Häufige Fragen

Was versteht man unter HSE?

HSE steht für Health, Safety, Environment, auf Deutsch Gesundheit, Arbeitssicherheit und Umweltschutz. In Unternehmen bezeichnet HSE den Bereich, der sich um diese Themen kümmert. HSE-Software unterstützt ihn bei Dokumentation, Fristen und Nachweisen.

Was kostet HSE-Software für ein KMU mit 50 Mitarbeitern?

Das hängt vom Preismodell ab, siehe Tabelle:

  • Je Nutzer: Intelex nennt für Safety Essentials einen Preis je Nutzer und Monat, Lumiform rechnet je Benutzerlizenz ab.
  • Je Beschäftigtem: eplas lizenziert nach der Zahl der Mitarbeitenden.
  • Nach Modulen und Arbeitsplätzen: so rechnet secova ab.
  • Paketpreise: Bei Safe Forward kosten die Pakete 149 €, 399 € und 1.190 € im Monat. Gefährdungsbeurteilungen und Unterweisungen sind ab Paket M enthalten, das bis zu 10 Benutzer umfasst.

Fragen Sie bei jedem Anbieter, ob nach Benutzern, nach Beschäftigten oder pauschal abgerechnet wird.

Kann HSE-Software die Fachkraft für Arbeitssicherheit ersetzen?

Nein. HSE-Software ist ein Verwaltungs- und Dokumentationswerkzeug. Arbeitgeber müssen Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit bestellen, soweit das nach Betriebsart, Unfall- und Gesundheitsgefahren, Zahl der Beschäftigten und Betriebsorganisation erforderlich ist (§§ 2 und 5 ASiG). Diese Beratung ersetzt keine Software.

Wie lange dauert die Einrichtung einer HSE-Software?

Das hängt vom Umfang ab: wie viele Bereiche, Beschäftigte und Dokumente übernommen werden.

  • Bei Safe Forward legt ein Schnellstart Branchenvorlagen in etwa zwei Minuten an. Eigene Daten, Gefährdungsbeurteilungen und Nachweise ergänzen Sie danach schrittweise.
  • Ein Onboarding im Online-Termin ist als Zusatzleistung buchbar (500 € einmalig, bei Paket L 1.500 €).

Fragen Sie bei jedem Anbieter, ob Einrichtung und Schulung im Preis enthalten sind.

Gibt es geförderte HSE-Software für KMU?

Ob es für Ihren Betrieb ein passendes Förderprogramm gibt, hängt vom Bundesland und vom jeweiligen Programm ab; fragen Sie bei der Wirtschaftsförderung Ihres Landes nach. Unabhängig davon beraten die Unfallversicherungsträger Unternehmen zur Prävention (§ 17 Abs. 1 SGB VII).

Muss ich alle Module sofort nutzen?

Nein. Starten Sie mit den dringendsten Modulen (meist Unterweisungen und Gefährdungsbeurteilung) und erweitern Sie schrittweise.

Hinweis

Die Angaben zu den Anbietern geben deren Websites am 7. bzw. 8. November 2026 wieder; maßgeblich ist der aktuelle Stand beim jeweiligen Anbieter. Die Rechtsangaben entsprechen dem Rechtsstand November 2026 und ersetzen keine Rechtsberatung.

Safe Forward

Safe Forward ist unser eigenes Produkt. Es bündelt Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungsnachweise, Prüffristen und weitere Arbeitsschutznachweise an einem Ort und erinnert vor Fristen. Die Software unterstützt die Dokumentation; sie ersetzt weder Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt noch die Verantwortung des Arbeitgebers.

Quellen

Nachweise an einem Ort statt in Ordnern

Der Begehungs-Check zeigt, was dokumentiert ist und was fehlt – mit Erinnerung vor jeder Frist.

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